限制表单超额登记 限量团购、多人统计、班表安排好上手 不怕爆

人手一机的时代,如果能将这些「庶务」都放进手机和电脑里,将对企业管理有很大的帮助,而当你愈能使用这些功能,效率也能发挥得更强大,离开办公室,照样可以办公事。没有Google大神真的不行!

5步骤 自动隐藏选项轻鬆做

你知道吗,Google表单除了做问卷,现在更能透过许多外挂程式,让Google表单多了许多「隐藏技能」。Google内建的外挂程式「Choice Eliminator 2」,让你在Google表单製作问卷时,能限制表单选单的数量,当问卷里一个选项的总数达到上限时,程式就会自动隐藏选项。以大明的情况,他只要在Google表单上,把每天活动所需人数设上限,再请组员上网回覆表单,就能马上统计好每天支援人员。

这个方法能应用在各种活动支援统计,例如轮班、轮休或是限额团购时,都能应用喔!现在就以大明的情况作为案例,一步一步图解如何使用「Choice Eliminator 2」吧!

Step1.建立表单

大明可以先进入Google表单,到视窗右下角的「+」建立新表单。建立表单后,进入表单製作页面。

Step2.输入活动与问题

输入活动标题后,并点击「表单说明」,简述如何填写表单,以大明为例,他可将活动设定为「请各同仁选择要支援哪天活动」。好了之后点选「未命名问题」修改问题,如可写上「请填写你的姓名」。再点选一旁「选择题」的倒三角形符号,并选择「简答」这个选项。

点选一旁的「+」新增问题。在问题栏打上你的问题,如「请选择你要支援哪天的活动」。再点选一旁的「选择题」,选择「下拉式选单」这个选项。在选项中,输入问题内容,如「支援8月3日、支援8月10日」等。

Step3.安装扩充功能

接下来大明可点选视窗右上角的「更多选项」图示,再点选「外挂程式」。

在搜索栏打上「Choice Eliminator 2」搜索,再点选「+免费」安装程式,依照指示下载程式。

程式下载完成后,视窗右上角会出现拼图小图示,并出现Choice Eliminator 2名称方框,代表程式安装完成。

Step4.设定数量上限

点选介面右上角「外挂程式」图示的「Ch o i c eE l i m i n a t o r 2」后,会跳出小视窗,再点选「Configure」。

系统会跳出英文警告视窗,内容是提醒用户,建议问卷问题格式用「下拉式选单」,避免多人同时填写,选项没有被移除。接着大明会看到视窗右下角会跳出小视窗,选择要设定数量上限的问题,将「Eliminate Choices」旁的空格打勾,之后程式会自动建立,等待一旁的小齿轮选项变色后,代表程式完成。

点选小齿轮后,跳出小视窗,问卷中每个问题选项前,都会出现数字。大明可藉由点选数字,在Limit下方打上每个场次的数量上限8个人,关闭视窗,就完成设定。

Step5.传送表单

回到问卷设计主页面后,就能点选视窗右下角的「传送」,将问卷传送出去了。传送方式可以选择使用邮件,也能用连结方式传送。

表单实际测试

发送问卷

传送给组员后,组员打开连结就能看见问卷。

因已设定问题选择数量上限,所以当该选项被选满(如8月3日),系统将会自动隐藏该选项。

统计问卷

等组员全都回覆完毕后,回到问卷设计页面,点选「回覆」选项,就能看见所有回覆。

点选「在试算表中查看回应」选项,就能在试算表中一览所有回覆结果了!

本文摘自今周特刊《原来Google可以这样用》

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